Page content

Videovergaderen heeft structuur nodig

Videovergaderen heeft structuur nodig

Volgens bestuurder Alexander Rinnooy Kan is videovergaderen een blijvertje (NRC, woensdag 29 april 2020). Traditionele gespreksvaardigheden moeten vervangen worden door nieuwe kunstjes. Wat die nieuwe kunstjes precies zijn, vertelt Rinnooy Kan niet. Wel stelt hij aan het eind van zijn betoog dat bij een videovergadering de sociale charme en sociale discipline verdwijnen die zorgen dat de deelnemers bij de les blijven. Gelukkig is er een beproefde oplossing om die sociale charme en discipline ook in een videobijeenkomst te bereiken: structureer je bijeenkomst met Primoforum.

Het videovergaderen (of meer algemeen: een online-bijeenkomst) zal vanaf nu ook het domein worden van de adviseur, de coach en de opleider. Het webinar en e-learning bestaan al veel langer, echter is daarbij nauwelijks sprake van interactie. Daarbij is het vooral zenden en gaat het vaak om een individuele ervaring. Bij de online-bijeenkomst is juist de interactie tussen de deelnemers bepalend. En met interactie doel ik niet op het heen en weer sturen van chatberichten. Dat zie ik meer als het doorgeven van spiekbriefjes tijdens een conventionele vergadering. Interactie is dat mensen met elkaar in gesprek gaan met alle verbale en non-verbale vaardigheden die daarbij van pas komen.

Het knipoogje, het knietje onder en de vuist op tafel, zoals Rinnooy Kan dat treffend beschrijft, ontbreken bij een online-bijeenkomst. Jammer natuurlijk, maar niet onoverkomelijk. Je kunt ook online voldoende vaardigheden inzetten om je punt duidelijk te maken. Twee criteria zijn daarbij essentieel: tijdsduur en groepsgrootte.

Tijdsduur

Videovergaderen is buitengewoon vermoeiend. Dat kan zijn omdat we het niet gewend zijn, maar het heeft vooral ook te maken met het turen naar het scherm terwijl je tegelijkertijd goed moet luisteren en zorgen dat je verstaanbaar bent zodra je spreekt. Ook de grote mate van bewegingsvrijheid die je als deelnemer hebt (camera en microfoon kun je aan- en uitzetten, je kunt onzichtbaar je e-mails afhandelen of een boek gaan lezen, et cetera) zorgen ervoor dat je concentratie snel afneemt. Zorg er dus voor dat een online-bijeenkomst kort en bondig is. Vuistregel: deel de tijd die je voor een live bijeenkomst zou uittrekken door drie. Dus een bijeenkomst van een halve dag wordt een online meeting van maximaal anderhalf uur.

Groepsgrootte

Als je fysiek bij elkaar bent en je wilt zeker zijn van een goede interactie tussen de deelnemers, dan is de omvang van een schoolklas prima: 25 tot 30 deelnemers. Bij een online-bijeenkomst is deze omvang te groot voor interactie en leidt dit al snel tot het fenomeen van de Poolse landdag. De oplossing is simpel en doeltreffend: verdeel de deelnemers in groepen van vier tot vijf personen. Zo’n groepsverdeling kan niet bij elk videobelsysteem, dus houdt daar rekening mee bij je keuze.

Structuur is allesbepalend

Als aan de bovengenoemde criteria (tijdsduur en groepsgrootte) is voldaan, dan is het zaak om te zorgen voor een solide opbouw van je bijeenkomst. Die opbouw is meer dan een vergaderagenda en lijkt veel meer op een draaiboek. Thema’s worden onderverdeeld in sub-thema’s; aan elk sub-thema koppel je vragen of stellingen en tenslotte plan je voor elke vraag of stelling hoeveel tijd de deelnemers krijgen om te overleggen en hoeveel tijd je wilt besteden aan het plenair terugkoppelen van de uitkomsten. Je draaiboek dient voor jou als richtlijn, niet als keurslijf. Waar nodig kun je altijd versnellen of vertragen. Voor de deelnemers heeft een dergelijke opbouw als meerwaarde dat ze actief aan de slag kunnen en dat iedereen en elke bijdrage serieuze aandacht krijgt.

Het is geen toeval dat een dergelijk scenario een-op-een in Primoforum gezet kan worden: dat was namelijk een van de ontwerpeisen. Met de inzet van Primoforum ben je ervan verzekerd dat werkelijk iedereen meedoet en betrokken is. Zo zorg je ervoor dat ook tijdens een online-bijeenkomst de sociale discipline is gewaarborgd.


Wil jij ook een bijeenkomst organiseren zonder dat de deelnemers fysiek bij elkaar komen? Wij delen graag onze kennis en expertise. Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies en ondersteuning. Bel 020 26 13 460 of stuur een e-mail naar info@primoforum.com


 

Comment Section

0 thoughts on “Videovergaderen heeft structuur nodig

Leave a Reply


*