Page content

Vergadertool laat iedereen aan het woord

Vergadertool laat iedereen aan het woord

In een gesprek of vergadering op het werk komen meestal niet alle deelnemers aan bod, terwijl goede communicatie tussen leider en teams tot het meeste draagvlak voor oplossingen leidt. Dat kan beter.

Voor de themabijlage bij het mei-nummer van Management Team vraagt journalist Wouter Boonstra zich af waarom de communicatie tussen leiders en hun teams geoptimaliseerd moet worden. Een interview met Ernst Abbing als facilitator en mede-oprichter van Primoforum.

“In dit tijdperk moeten managers afdalen uit hun ivoren toren en gebruik maken van kennis op de werkvloer. Het gaat tegenwoordig over co-creatie en kennisdelen. Door communicatie tussen leiders en hun teams te verbeteren krijgen professionals meer ruimte, bouw je aan teamspirit en maak je beter gebruik van beschikbare kennis en ervaring.”

Hoe verloopt die communicatie nu binnen organisaties?

“Als facilitator merkte ik zelf dat in grote groepen een paar mensen het woord voeren en de sfeer bepalen. Ik vroeg dan ook ‘stillen’ om hun mening, maar dat was altijd lastig. Binnen bedrijven, maar ook bij de overheid of in non-profitorganisaties zie je vaak dat bij gevoelige onderwerpen men elkaar aankijkt: wie pakt dit strootje op? Mensen voelen zich niet veilig genoeg om hun nek uit te steken, want dan zijn ze of de schuldige of degene die het moet opknappen. Het hangt af van de organisatiecultuur, maar als medewerker maak je toch een afweging over wat je zegt als je baas, afdelingschef of collega’s erbij zitten. Stel je hebt binnenkort een functioneringsgesprek? Het is menselijk, maar ook jammer dat die drempels en remmen er zijn. Als anonimiteit gewaarborgd is, zijn mensen eerder bereid om het achterste van hun tong te laten zien.”

Wat is de beste manier van communicatie tussen werkgevers en werknemers?

“In een democratisch proces, waarin iedereen wordt gekend, bijvoorbeeld in een classroomsetting waarin iedereen op een leuke efficiënte manier aan het woord komt. Als leider wil je snel draagvlak zoeken als je een bepaalde kant op wil en niet veel tijd aan het overtuigen van mensen hoeven te besteden. Het is voor leiders belangrijk snel commitment te kunnen vinden voor prioriteiten en snel besluiten te kunnen nemen. Toch moet je je als leider ook kwetsbaar durven opstellen en goed met groepsdynamiek om kunnen gaan. Daarbij krijg je als resultaat misschien niet de beste oplossing, maar wel de meest gedragen. Met mijn compagnons Allard Janssen en Marc Rouffaer heb ik een tool ontwikkeld waarin deze elementen samenkomen: Primoforum. Met deze tool is technisch veel mogelijk, maar hij is zo simpel mogelijk gehouden. Het gesprek staat voorop.”

Hoe werkt die tool?

“In groepjes van ongeveer vijf personen discussieer je over een vraag en verzend je antwoorden via een tablet. Alle groepjes kunnen zo parallel, anoniem en veilig input geven. Alle antwoorden komen op een centraal scherm. Dubbelingen worden in rubrieken geschoven. Het is laagdrempelig. De gespreksleider kan het in een ochtend leren. Je kunt zelf nieuwe vragen toevoegen en tussentijdse stemrondes houden over (de uitwerking van) ideeën. De antwoorden worden bewaard en na afloop is meteen een verslag gereed. Er zit ook een vragenbieb op onderwerp in, zoals HR, problemsolving, bestuur en dilemma’s. Via de tool komt iedereen aan het woord en bereik je sneller draagvlak onder de deelnemers.”

Door: Wouter Boonstra | Management Team

Comment Section

0 thoughts on “Vergadertool laat iedereen aan het woord

Leave a Reply


*