Page content

Primoforum in tijden van corona

Primoforum in tijden van corona

Het zijn vreemde tijden. Voor iedereen. We proberen zo goed als het kan ons werk voort te zetten. En dat is maar goed ook. Al lang bestaande technieken worden massaal ontdekt en toegepast, zodat we op afstand kunnen werken. MS Teams, ZOOM, Skype, Facetime, noem maar op. Onze camera-angst en onze angst voor nieuwe technologie gooien we overboord. En na wat voorzichtig en onwennig uitproberen blijkt het de meeste mensen goed af te gaan. Een maand geleden had amper iemand ervan gehoord en nu is ‘zoomen’ ineens een werkwoord geworden: ‘Zullen we anders even zoomen?’

Onze coöperatie heeft vijf jaar geleden Primoforum geïntroduceerd. Een instrument om snel, veilig en eenvoudig groepsgesprekken effectiever te maken. Primoforum wordt steeds vaker door allerlei organisaties ingezet. Totdat het coronavirus ook Europa binnenkwam. Alle bijeenkomsten, zoals congressen, workshops en trainingen, werden uitgesteld en afgezegd. Terecht en begrijpelijk, maar wel verdraaid jammer.

Primoforum en Zoom: een droomhuwelijk?

Maar Primoforum is toch een webapplicatie? Kunnen we dat niet online inzetten? Een vraag die al snel bij ons opkwam en die we ook snel wilden beantwoorden. Daarbij stond één ding voorop: er moest hoe dan ook een audiovisuele component aan toegevoegd worden. Je kunt geen groepsgesprek organiseren als je elkaar niet kunt zien en horen. Uiteindelijk zijn ook wij bij Zoom uitgekomen. Een functie die bij alle andere video-conferentiesytemen ontbreekt, is de breakout room. Zoom biedt deze functie wel en dat komt prachtig overeen met de methodiek die we hanteren met Primoforum, waarbij we met tafelteams werken.

Testen, testen, testen

foto van eerste test-opstelling

Een uitgebreide studio met green screen en studiolampen bleek niet echt noodzakelijk…

We wilden eerst en vooral weten of de combinatie Primoforum en Zoom echt werkt en hoe moeilijk of eenvoudig het is te implementeren. Eerst testen dus. We begonnen met een kleine proefopstelling: een studio met greenscreen, studiolicht, goede microfoon en HD-webcam. Met slechts vier deelnemers verdeeld over twee teams hebben we een Primoforum-sessie gedaan. Dat verliep prima en smaakte naar meer. Nu was de vraag of een sessie met vijftig of zestig deelnemers technisch en organisatorisch mogelijk was. Familie, buren, vrienden en kennissen uitnodigen is geen probleem, maar dan moet het wel wat fun opleveren in deze periode van sociale onthouding. ‘Een pubquiz dan maar?’ ’Jaaaa!’

Lancering mislukt

Enthousiast en wellicht iets te optimistisch door de resultaten van de eerste test, hebben we direct twaalf teams geformeerd van maximaal vijf deelnemers. In totaal hadden bijna vijftig mensen zich aangemeld. En toen ging het mis. Inloggen in Zoom ging goed, evenals het aanmelden bij Primoforum. Op ons scherm een wild kakelend mozaïek van vijftig pratende hoofden. Een eerste vraag als warming-up kon met Primoforum prima worden beantwoord. Maar toen we de vooraf ingedeelde teams in de breakout rooms wilden zetten, gaf Zoom niet thuis. De teams bestonden niet meer in Zoom en de namen van de deelnemers bleken de namen of nummers van hun laptop, tablet of telefoon te zijn. Chaos dus. Geen idee wat we fout deden. We hebben de pubquiz vroegtijdig afgebroken en de deelnemers een herkansing beloofd.

Machinekamer van Zoom is een jungle van knopjes en schakelaars

Direct na de mislukte lancering zijn we dieper in de machinekamer van Zoom gedoken. Daar kwamen we erachter dat Zoom veel complexer is dan je op het eerste gezicht zou zeggen. We ontdekten diverse voorinstellingen, aan- en uitschakelaars, templates, scripts en andere toeters en bellen. Een eenduidige handleiding ontbrak en alle video-tutorials ten spijt werd ons niet duidelijk waar de oorzaak van de fout lag. Na het inschakelen van een Zoom-expert en daarna nog een weekend tot diep in de nacht alle instellingen proberen, kregen we grip op de tool.

Klaar voor de tweede pubquiz

Eerst maar weer even voorzichtig beginnen: een mini-pubquiz met twee teams van twee personen. Een nieuwe procedure geschreven voor het uitnodigen, aanmelden en vooraf benoemen van teams. Dat liep goed: bij de start van de meeting herkende Zoom de namen van de deelnemers en ook de namen van de teams stonden nog overeind.

foto van tweede test-opstelling

…gewoon achter je eigen bureau of keukentafel met bestaand licht geeft al een prima resultaat. Een virtuele achtergrond is snel gemaakt.

De deelnemers was gevraagd om een kwartier voor tijd zich te melden. Ze werden vervolgens in een virtuele wachtkamer gezet en dat gaf ons voldoende tijd om de aanwezigen in hun team te plaatsen. Toen de ‘pub’ openging, waren de tafels geschikt en konden we zonder problemen de quiz starten. Het ging gesmeerd, dus wat stond ons nog in de weg om de ‘echte’ pubquiz opnieuw te proberen?

Succesvolle pubquiz geeft vertrouwen

Om kort te gaan, dit keer was het een groot succes. Vooraf was er bij ons een gezonde spanning aanwezig, maar toen we merkten dat de techniek overeind bleef en dat alle deelnemers er zichtbaar lol in hadden, konden wij de teugels wat laten vieren. Het bleef hard werken en goed opletten, maar het resultaat was geweldig. Achteraf bezien hebben we het onszelf niet gemakkelijk gemaakt door voor een pubquiz te kiezen. In tegenstelling tot een ‘gewone’ meeting waarin vaak langdurig en diepgaand gesproken wordt over serieuze zaken, gaat het bij een pubquiz juist om zoveel mogelijk vragen beantwoorden in zo kort mogelijke tijd. Ook moet van elk team de score bijgehouden worden, zodat er tussenstanden gemeld kunnen worden en ten slotte de allesbepalende eindstand natuurlijk. Dat het ondanks de complexiteit van een pubquiz toch allemaal soepel verliep, heeft ons het vertrouwen gegeven om de combinatie Primoforum en Zoom in te zetten bij conventionele online meetings. De eerste meeting staat inmiddels gepland op 14 april bij Meer Business Amsterdam. Daar gaan we met een groep ondernemers in gesprek over ondernemen in coronatijd.

speciaal Primoforum pubquiz-logoEen paar tips

  1. Als host is het raadzaam om een betaald account te nemen op Zoom, zodat je sessie niet na 45 minuten afgebroken wordt.
  2. Als host (maar ook als deelnemer) is het handig om je computer uit te breiden met een tweede beeldscherm. Zeker als er veel deelnemers zijn en/of als je bestanden of beelden (zoals Primoforum en Powerpoint) wilt delen.
  3. Benoem per team een team-host die namens het team Primoforum kan bedienen (vragen lezen en antwoorden verzenden)

Ben je van plan een online Primoforum bijeenkomst te houden met behulp van Zoom, dan helpen we je graag. Onze ervaren moderators kunnen je adviseren over de opbouw van je online-sessie in Primoforum; die vraagt namelijk om een andere aanpak dan een conventionele sessie. Tevens kun je de techniek aan hen toevertrouwen, zodat jij je volledig kunt concentreren op de inhoud. Bel of mail ons voor meer informatie.


Zoom en de privacywetgeving AVG

Omdat ZOOM op dit moment erg populair is, krijgt het veel aandacht en helaas soms ook de verkeerde aandacht, zoals negatieve en ongenuanceerde berichten rondom AVG compliance. Het is goed om daarover een standpunt in te nemen.

ZOOM hanteert de Amerikaanse privacy-standaarden. ZOOM claimt daarmee niet volledig AVG compliant te zijn. Voor strikte AVG compliance zal dat in een aantal gevallen niet voldoende zijn, zeker als het gaat om bijzondere persoonsgegevens. Verder geldt dat Zoom vooralsnog alleen servers in de VS gebruikt. Dat i.t.t. bijvoorbeeld Microsoft en Google, die kunnen garanderen dat het dataverkeer binnen de (Europese) regio blijft. Zoom is zich bewust van de ‘gaten’ in haar systeem en is hard bezig deze te dichten. Voor de laatste ontwikkelingen: https://blog.zoom.us 

Onderstaand artikel van ICTrecht (een autoriteit op het gebied van recht en ICT) is voldoende helder over wat je wel en niet met ZOOM moet doen:

https://www.ictrecht.nl/blog/hoe-maak-je-avg-proof-gebruik-van-zoom-voor-je-webinar-of-videoconferentie

Comment Section

0 thoughts on “Primoforum in tijden van corona

Leave a Reply


*