Page content

Primoforum helpt een vergadering vooruit

Primoforum helpt een vergadering vooruit

door: Dr. Wilbert van Vree

Er wordt in Nederland ontzettend veel vergaderd en dat gebeurt al decennialang op vrijwel dezelfde manier. Dat is vreemd want er bestaat tegenwoordig allerlei technologie  om een vergadering inspirerender en effectiever te maken. Ik kan dit alleen maar verklaren door het feit dat veel van de beschikbare applicaties niet gebruiksvriendelijk en nogal duur zijn. Maar nu is er Primoforum.

Wilbert van Vree is vergaderkundige. Hij is gepromoveerd op een proefschrift over de ontwikkeling van het vergaderen door de eeuwen heen en heeft sinds 1994 een organisatieadviesbureau dat geheel gespecialiseerd is in vergaderen: www.vergaderwijzer.nl 

Experiment

Ik was bezig met de voorbereiding van een ledenvergadering voor een landelijke vereniging. Een lastige klus, want er was het een en ander aan de hand in die vereniging en ik wist dat de leden erg kritisch zouden zijn en ieder zijn zegje wilde doen. Toevallig ontmoette ik Ernst Abbing, de bedenker van Primoforum, en al snel kwamen we tot de slotsom dat Primoforum een goede dienst zou kunnen bewijzen tijdens de ledenvergadering. Ook de ledenraad durfde het experiment aan.

Eenvoudig en compleet

Tijdens de voorbereiding bleek al snel dat Primoforum een zeer gebruiksvriendelijke applicatie is: de interface is heel duidelijk en het is bijna overbodig om de handleiding erop na te slaan. Alles wat ik nodig had, zat in de tool: open vragen, verschillende stemmethoden, anonimiteit, toevoegen van plaatjes en video’s. Wat mij vooral aansprak, was dat ik ook tijdens de vergadering nog vragen kon toevoegen, wijzigen of overslaan. Je weet immers nooit van tevoren hoe een vergadering precies verloopt. Bij elke vraag kon ik ook een timer mee laten lopen, maar ik heb besloten dat voor deze vergadering niet te doen. Ik wilde de druk niet onnodig opvoeren. Maar er zijn genoeg vergaderingen waar zo’n timer juist een uitstekende rol zou kunnen vervullen.

Een verfrissende en activerende werkvorm

In nog geen uur was de voorbereiding in Primoforum gereed. En toen was het afwachten hoe de deelnemers deze nieuwe vorm zouden ervaren. De eerste stap was meteen de lastigste: het aanmelden van de deelnemers tijdens de sessie. Ik had op aanraden van Ernst de deelnemers verdeeld in groepjes van elk drie tot vier personen. Elk groepje had een eigen laptop of tablet meegenomen. Ze hoefden geen speciale software te installeren en konden direct via internet inloggen. Het bleek een fluitje van een cent. Techniek kan soms een showstopper zijn, maar deze applicatie bleef de hele vergadering robuust en stabiel. Een ander groot voordeel was dat ik niets hoefde uit te leggen aan de deelnemers; de schermen zijn heel duidelijk en de interface is zeer intuïtief. Ik merkte als snel dat alle leden het leuk vonden om op deze manier te werken. Er werd veelvuldig onderling gediscussieerd en iedereen was betrokken en deed actief mee. Aanvankelijk was het de bedoeling geweest dat er een woordelijk verslag zou komen van de vergadering, maar ik wist de ledenraad ervan te overtuigen dat de input die verzameld zou worden met Primoforum voldoende zou zijn. Dat was een gokje, want we zouden de gesprekken binnen de groepjes en de plenaire discussie na elke vraag missen. Gelukkig bood Primoforum de mogelijkheid om besluiten of samenvattingen direct of na afloop toe te voegen. Uiteindelijk bleek het verslag, dat dezelfde dag al beschikbaar was, meer dan voldoende om vervolgstappen te zetten.

De opdrachtgevers van de ledenraad mailden mij: ‘Het primoforumsysteem werkte goed, en maakt inderdaad een letterlijk verslag overbodig’ en ‘de app is zijn geld meer dan waard geweest. Prima tool.’

Primoforum voegt echt iets toe

Van Vree's VergaderwijzerMijn eindoordeel: Primoforum is een welkome aanvulling in elke gereedschapskist van voorzitters, gespreksleiders en facilitators. Het is aantrekkelijk geprijsd (los en als abonnementsvorm), eenvoudig te bedienen en alles wat je nodig hebt zit erin. De grootste winst is dat iedereen binnen de vergadering gestimuleerd en in staat gesteld wordt om actief mee te doen. Daarmee bereik je twee belangrijke doelen: betrokkenheid en draagvlak.

Comment Section

0 reacties op “Primoforum helpt een vergadering vooruit

Plaats een reactie


*