Page content

High performing met Primoforum

High performing met Primoforum

Freek, een rustige loyale medewerker, loopt er al een tijd mee rond. Volgens hem kan de procedure voor het verlenen van vergunningen sneller en goedkoper. Hij heeft het voorzichtig al eens met een goede collega besproken en die vond dat hij er mee naar de directie moest. Maar ja…. Freek voelt een hoge drempel. Misschien ziet de directie het wel als verwijt!

Maar dan komt er voor Freek een kans. De organisatie organiseert een studiedag rond het thema ‘efficiëntie’. Een mooie gelegenheid om zijn idee alsnog in te brengen. Er zitten meer dan 100 collega’s in de zaal. De directeur houdt een gloedvolle betoog om vooral alles te zeggen wat de organisatie kan helpen. Tijdens de rondes die volgen dragen collega’s het ene na het andere idee aan. Net als Freek zijn punt wil inbrengen, begint een ander weer iets te roepen. Collega’s buitelen over elkaar heen om hun punt te maken en Freek kan ze niet meer bijhouden. Net op het moment dat hij zijn punt wil inbrengen, sluit de voorzitter af. Te laat! Nu kan het niet meer. Misschien later op de dag nog, denkt Freek. Maar later op de dag krijgt het programma een andere wending en Freek durft er niet meer op terug te komen. Laat ook maar, ze komen er nog wel achter, denkt hij met een licht cynisme. In grote groepen zie ik dit vaak gebeuren. De wat minder spraakzame (vaak introverte) mensen laten zich overrulen door de mensen met een meer extraverte voorkeur, waardoor hun schroom om iets te zeggen verder toeneemt. Jammer, want hun bijdrage kan juist van onschatbare waarde zijn. Hoe betrek je deze mensen er op een goede en constructieve wijze bij?

Primoforum

Het afgelopen jaar heb ik kennis gemaakt met Primoforum, een krachtig digitaal brainstorm- en besluitvormingsinstrument om snel en efficiënt groepssessies te begeleiden. Het doel van het instrument is om met veel snelheid het rendement van (tijdelijke) teams te verveelvoudigen De effecten daarvan zijn zo bijzonder dat ik voor vrijwel ieder samenwerkingsverband, tijdelijk of structureel, het gebruik van dit instrument aanbeveel. Werken met Primoforum maakt dat iedere deelnemer zich eigenaar voelt. Iedereen is betrokken en kan input leveren of mee beslissen. Vaak zie je in sessies met grote groepen dat bepaalde deelnemers veel aan het woord zijn en anderen, dikwijls de wat meer introverte deelnemers, zich terughoudend opstellen. Primoforum helpt dat probleem te voorkomen. Ook wíe iets zegt speelt met Primoforum nauwelijks een rol. Waar in sommige, vaak hiërarchische situaties, mensen soms voorzichtig zijn met het poneren van hun mening, speelt dat hier geen noemenswaardige rol. Op deze manier komt alle informatie ongekleurd op tafel en kunnen er rechtvaardige en betere besluiten worden genomen. Een mooie bijkomstigheid: door de grote mate van betrokkenheid en het gevoel van eigenaarschap is er automatisch draagvlak voor de uitkomst van het proces. Samengevat: binnen de kaders van de vragen en het sturende aspect van Primoforum is men in staat om binnen beperkte tijd in kleine overzichtelijke teams een gemeenschappelijk resultaat te behalen dat verder reikt dan veel andere methoden.

Een praktijkvoorbeeld

Jan Martens: In onze gemeente (Rheden) kregen we in het kader van de burgerparticipatie een groot aantal innovatieve plannen aangeboden. Stuk voor stuk ideeën met een belangrijk maatschappelijk doel. Allemaal vroegen ze een bijdrage aan de gemeente om te kunnen starten. Wij hadden als belangrijkste criterium meegegeven dat de initiatieven ‘innovatief’ moesten zijn.

In totaal werd ons budget meerdere malen overvraagd. Ik had net kennis genomen van Primoforum, een prima instrument om snel een grote groep mensen te betrekken bij belangrijke en soms precaire onderwerpen. Met behulp van Primoforum praat en beslist iedereen mee. In dit geval zijn alle initiatiefnemers betrokken bij het besluitvormingsproces t.a.v. de criteria die de gemeente zou moeten hanteren bij het toedelen van budgetten. Het resultaat: op één avond kennen mensen elkaars initiatieven, worden nieuwe samenwerkingen aangegaan, heeft men criteria geformuleerd en hieraan een prioritering gegeven. De gemeente neemt dit als advies over om uiteindelijk de definitieve subsidies toe te kennen. Voor deze besluiten bestaat dan groot draagvlak. Men heeft immers zelf mee kunnen beslissen over deze criteria. Het proces is zeer transparant en democratisch verlopen.

Tuckman en Primoforum

Iedere organisatie en ieder team streeft er naar: een zo hoog mogelijk rendement tegen zo laag mogelijke kosten. Met de inzet van het Insights instrumentarium lukt het om de kans op high performing teams te vergroten door een goede evenwichtige samenstelling. Tuckman levert slimme inzichten met betrekking tot de ontwikkeling van teams en hoe je hier als teamleider invloed op kunt uitoefenen. Deze inzichten helpen de effectiviteit van teams te verbeteren. Primoforum is een mooi aanvullend instrument met een direct positief effect op het teampresteren.

Tuckman definieerde vier fases voor teamontwikkeling: forming, storming, norming en performing. Pas vanaf de derde fase, norming, is er sprake van echte samenhang en efficiëntie. Pas dan begint de ‘flow’ te komen die voor de fase van performing zo kenmerkend is. Voor veel teams (en hun teamleiders) is het een worsteling om zo snel mogelijk door de eerste twee (minder effectieve) fases heen te komen. Met Primoforum lijk je deze fases als het ware over te slaan. In werkelijkheid verlopen de eerste twee fases zo snel dat ze bijna niet opvallen. Door het opdelen van de totale groep in kleine teams ontstaat snel een veilige sfeer door de beperkte grootte. Doordat iedereen in hetzelfde schuitje zit ontstaat er ook snel een gemeenschappelijkheid binnen dit subteam. Hierdoor is het zelfs mogelijk met een groep mensen die elkaar nog niet eerder hebben gezien direct efficiënt en effectief samen te werken. De methodiek van Primoforum is zo bepalend dat daarmee de norm is gezet. Er is geen discussie en deelnemers accepteren het direct. Iedereen herkent de meerwaarde van het systeem, zodat de aandacht volledig op de inhoud gericht kan worden. Daarnaast leidt de methodiek snel en transparant tot duidelijke resultaten. Zonder het uit te spreken ontstaat er een ‘yes we can’ sfeer, een geloof in eigen kunnen en vertrouwen in de samenwerking.

Insights Discovery en Primoforum

Insights werkt met 4 kleuren waarbij iedere kleur staat voor bepaalde gedragsvoorkeuren. Ieder mens beschikt over een unieke combinatie van deze vier kleuren en de daarbij behorende voorkeuren in gedrag. Dit leidt automatisch tot verschillen. In teams kunnen deze verschillende voorkeuren en daarmee samenhangende kwaliteiten elkaar goed aanvullen en versterken. Kennis en inzicht in eigen voorkeuren en die van anderen helpt het bevorderen van de teameffectiviteit enorm. Primoforum is een instrument dat heel goed past in de verscheidenheid aan kleuren binnen teams. Er ontstaat automatische aandacht voor alle vier kleuren, waar heel subtiel mee ‘gespeeld’ kan worden. De eigenschappen van Primoforum maken dat iedere ‘kleur’ zich er in thuis voelt. In het volgende overzicht staan per kleur de belangrijkste kenmerken genoemd.

Blauw

  • Duidelijke structuur
  • Controleerbaar proces
  • Iedere vraag in zijn geheel afgehandeld
  • Overzichtelijk met grafieken
  • Heldere instructies over werkwijze
  • Overzichtelijk met teams en facilitator

Rood

  • Snel en to the point werken
  • Direct resultaat
  • Eigen input staat direct op het scherm
  • Rapportage aan het eind gereed
  • Jouw bijdrage zichtbaar op het scherm
  • Grote productiviteit

Groen

  • Samenwerken in kleine teams
  • Voldoende tijd om te zeggen wat je wilt
  • Jouw mening telt ook mee
  • Zorgvuldig formuleren mogelijk
  • Er is ruimte voor informeel overleg
  • Veiligheid en vertrouwdheid

Geel

  • Vrijheid om te antwoorden
  • Ruimte voor spontaniteit
  • Nieuwe vragen snel toe te voegen
  • Flexibel reageren op reacties groep
  • Visualisering van gehele proces
  • Flow door snelle dynamiek

Tot slot

Primoforum is pas sinds kort operationeel. Nu al is het versnellende effect overduidelijk zichtbaar en wordt het instrument ingezet voor steeds meer toepassingen. Denk bijvoorbeeld aan productontwikkeling, hoorzittingen met wijkbewoners, bestuurlijke aanbestedingen, start-ups van grote projecten, sessies over visie en strategie etc. Los van de snelheid en effectiviteit zit de belangrijkste waarde van Primoforum in de snelle en effectieve wijze waarop het gebruik maakt van een enorm potentieel aan kennis en ervaring van de deelnemers. De deelnemers krijgen de gelegenheid om zich volledig te uiten en hun betrokkenheid te tonen. Zij zullen zich gehoord en gewaardeerd voelen. Dit motiveert en draagt bij aan het draagvlak. Primoforum versnelt ook een teamvormingsproces aanmerkelijk, waardoor doorgaans ineffectieve fases nu amper tijd kosten. En Freek? Freek zou zich in de setting van Primoforum waarschijnlijk veilig genoeg hebben gevoeld om ook zijn punt in te brengen.

Voor meer informatie: KIEM

Door: Jan Boekestijn | KIEM Organsiatieadvies

Comment Section

0 thoughts on “High performing met Primoforum

Leave a Reply


*