Page content

Effectief vergaderen – 5 tips

Effectief vergaderen – 5 tips

vrouw aan het woord tijdens vergaderingEr is veel onderzoek gedaan naar tevredenheid van deelnemers over een vergadering. Het onderzoek van Claudia Garritsen van de Universiteit van Twente heeft een handzaam model opgeleverd over de aspecten die een vergadering kunnen beïnvloeden. Positief en negatief. Een aantal van die aspecten kun je eenvoudig een positieve draai geven. Lees de 5 tips hieronder.

Model 'Aspecten van tevreden vergaderen',Claudia Garritsen

1. Duidelijkheid over doel en resultaat

Het lijkt een open deur, maar te vaak is er bij de deelnemers verwarring over het doel van de bijeenkomst. Geef bij het begin van de vergadering (of per agendapunt) duidelijk aan wat je wil bereiken: informatie delen, een probleem oplossen, een besluit nemen of ideeën genereren. Als hier onduidelijkheid over ontstaat zal het de deelnemers meer moeite kosten om aangehaakt te blijven: vermoeidheid neemt toe en de concentratie daalt. Hetzelfde geldt voor de verslaglegging; wees duidelijk hoe, wanneer en aan wie de resultaten van de vergadering worden gedeeld.

2. Duidelijke agenda

Niet uitdelen tijdens de vergadering, maar ruim van te voren. De agenda moet haalbaar zijn, want hoe minder punten doorgeschoven worden naar de volgende vergadering hoe groter de tevredenheid.

3. Hou je aan de tijd

Wees niet alleen duidelijk over de starttijd, maar ook over de eindtijd van de vergadering. Medewerkers kunnen dan de vergadering beter binnen hun werkschema inplannen. Start je precies op tijd, dan moedigt dat punctualiteit tijdens het verloop van de vergadering aan. Wat heel goed werkt is om per agendapunt een tijd af te spreken en een timer mee te laten lopen. Stop ook op het afgesproken tijdstip: vergaderingen die uitlopen of veel eerder al stoppen zorgen voor ergernis.

4. Haantjes en muurbloempjes

Zorg ervoor dat dominante deelnemers niet te veel ‘zendtijd’ krijgen en vraag de zwijgzame deelnemers expliciet om hun mening. Hiermee stimuleer je de dominante types om in de luisterstand te gaan en tegelijk voorkom je dat de zwijgzamen hun frustraties pas na de vergadering uiten. Veruit het belangrijkste effect van deze balans is dat alle deelnemers zich kunnen vinden in de uitkomst van de vergadering.

5. Liever geen pauze

Even de benen strekken en een kopje koffie of thee drinken kan goed zijn voor een informeel gesprek. Maar bij een vergadering die niet langer dan twee uur duurt, kun je beter geen pauze inlassen. Dit wordt vaak door de deelnemers als kostbare tijdsverspilling gezien en het kost bovendien tijd en energie om iedereen weer bij de vergadering te betrekken.

Vergaderen met Primoforum

Om de tips 1, 3 en 4 toe te passen kan Primoforum helpen. Je kunt eenvoudig per agendapunt een timer instellen, iedereen kan tegelijk (en eventueel anoniem) zijn mening of idee naar voren brengen en de resultaten zijn direct in rapportvorm beschikbaar.

Door: Ernst Abbing | gespreksleider en founder Primoforum

Comment Section

0 thoughts on “Effectief vergaderen – 5 tips

Leave a Reply


*