Page content

5 tips bij het uitvoeren van een Primoforum-sessie

5 tips bij het uitvoeren van een Primoforum-sessie

Stel, je staat voor een groep van vijftig mensen; medewerkers, klanten en leveranciers van een groot levensmiddelenbedrijf. Je wilt dat zij gezamenlijk hun kennis en ervaring inzetten om een probleem in de organisatie op te lossen. Om iedereen goed aan bod te laten komen heb je besloten Primoforum in te zetten. Je hebt je uitstekend voorbereid en alles tot in de puntjes geregeld; er kan niets meer misgaan. En toch verloopt de werkconferentie niet zoals je je had voorgesteld. Wat ging er mis?

Een goede voorbereiding is slechts het halve werk

Technisch liep alles gesmeerd. Het was vooral het verloop van de sessie waar je ontevreden over was. Het begon al heel stroef, want de deelnemers aarzelden al bij het beantwoorden van de eerste vraag. Er ontstond discussie over de formulering van de vraag. Verschillende deelnemers wilden of konden helemaal geen antwoord geven. Pas na de derde vraag begon iemand iets te roepen over de tafelindeling: ‘Waarom zit ik eigenlijk aan deze tafel? Leuke mensen hoor, maar ik zit liever met andere leveranciers aan een tafel. Kan dat nog?’ Je was verrast door deze vraag en reageerde wat kortaf dat wisselen niet meer kon. Vanaf dat moment werd de sfeer wat killer en zakte het energieniveau tot een dieptepunt. Aan het einde van de sessie heb je iedereen vriendelijk bedankt voor hun bijdrage en meldde je terloops dat je de resultaten van de sessie iedereen zou toesturen. Je hield er een narrig gevoel aan over: je had je zo goed voorbereid. Wat ging er dan mis met de uitvoering?

De uitvoering is de andere helft

Met een paar eenvoudige wijzigingen en ingrepen zou deze sessie naar ieders tevredenheid zijn verlopen. 5 tips.

1. Wel of geen tafelschikking

Bedenk van te voren hoe je de deelnemers indeelt. Laat je willekeurig iedereen plaatsnemen naar eigen voorkeur? Of maak je gebruik van een tafelschikking? In bovengenoemd voorbeeld zou je leveranciers, klanten en medewerkers aan aparte tafels kunnen zetten, zodat direct duidelijk wordt hoe men vanuit verschillend perspectief over bepaalde zaken denkt.

2. Doe een voorstelrondje

Als deelnemers elkaar niet kennen, is een voorstelrondje onontbeerlijk. Mensen praten immers makkelijker met elkaar als ze iets van elkaar weten. Dat hoeft overigens niet plenair; een rondje per tafel volstaat. Het kost wat tijd, maar het verdient zich snel terug.

3. Wat doe je met het resultaat?

Meestal wordt het doel van de sessie wel uitgelegd. Ook al heb je dit in de uitnodiging al verteld, herhaal het nog een keer aan het begin van de sessie. Even zo belangrijk is dat je bij aanvang duidelijk aangeeft wat er met de resultaten gebeurt. Deelnemers blijven anders met die vraag zitten en dat belemmert het vrij nadenken over de thema’s van de sessie zelf.

4. Anoniem ja/nee

Wees duidelijk over hoe anoniem de deelname is. Bij gevoelige onderwerpen, of als rangen en standen in de weg kunnen zitten, dan kun je hiermee voorkomen dat mensen een blad voor de mond nemen of de ‘baas’ gaan napraten.

5. Bouw flexibiliteit in

Kenmerk van een goede werkconferentie is dat je nooit kunt voorspellen hoe de sessie gaat verlopen (anders had je die conferentie niet hoeven te organiseren). Dus hoe goed je voorbereiding ook is, met het onverwachte kun je geen rekening houden. Blijf niet halsstarrig vasthouden aan je programma als je merkt dat de dialoog een andere wending krijgt, of als er behoefte is om dieper op een bepaald thema in te gaan. Sterker nog: wees er blij mee en omarm die bijsturing. Zorg dus dat je programma (en je opdrachtgever) deze flexibiliteit aankan.

Door: Ernst Abbing | gespreksleider en founder Primoforum

Comment Section

0 reacties op “5 tips bij het uitvoeren van een Primoforum-sessie

Plaats een reactie


*